こんにちは、飛んではやぶさ君です。
今回も僕が実践しているプレゼン準備・資料作成の方法についてお伝えします。
【20代のためのスキルアップ講座】
説得力のあるプレゼンのための準備！
鍵を握るのはシナリオという名の設計図！（後編）
- まずはプロットに落とす
- シナリオに落とし込む
- 必要素材を集める
- 細かいディティールを調整する
- プレゼンは準備が8割
前編はこちらからご覧ください。tonde-hayabusakun.hatenablog.com
必要素材を集める
ここまでくるとだいぶ話すイメージはできてくるかと思います。あとはプレゼンするにあたって、納得性を増すために何の素材を準備しないといけないかを洗う必要があります。
下記「★」がざっと洗った用意すべき素材です。 一見、用意しなければならない素材が多いと感じるかもしれませんが、過去の提案資料や先輩の資料などは勿論活用して構わないです。できるだけ省略できるところは省略して準備を効率化するのがベターです。
また、提案規模や資料の充実度にもよりますが、すべてを一人で準備が難しいと判断ができたのであれば、関係部署の人間を巻き込むことも一手です（下記例で言うと、広告の運用担当やシステム担当など）。分業できるのであればそれにこしたことはありません。重要なことはプレゼン準備において、どんな素材が必要で、どう集めればいいかを把握することです。この工程は準備すべき素材を明確にすることが目的です。
例
クライアントへの新規提案（セミナー集客）
①与件整理・課題
②提案の全体像
★図を起こすための画像各種
③施策概要
★図を起こすための画像各種
④-1 1000名の集客施策
★広告施策の企画書や概要書
④-2 予約管理システムとスキーム
★システムの企画書や概要書
★図を起こすための画像各種
⑤効果予測
★広告施策の効果資料
★他社事例
⑥詳細見積
★広告施策・システムの企画書や概要書
⑦スケジュール
★各施策の導入スケジュール
⑧諸注意
★システムの企画書や概要書
★懸念点洗い出し（メモ）
細かいディティールを調整する
必要素材が集まったらあとはパワーポイントなど、プレゼン資料の指定の場所に落としていく作業となります。必要素材を当て込み、前後の補足をテキストなどで補充していきます。ここまでの準備がある程度網羅できていれば、シナリオ通りに作りこむことができます。もしかすると想定していた素材が集められないという事象も発生するかもしれません。その時は、代替えの案を考えるなどして調整しましょう。例えば、⑤効果予測については、シミュレーションに必要な情報がなかったり、適切な他社事例を探すのに時間がかかってしまったりします。その際は、ある程度時間がかかるものとして逆算して時間を確保しておくことも大事になってきます。
ある程度完成してきたら、話すシナリオを意識しながら全体のテキストや配置を調整していきます。例えば、一番伝えたい結論は冒頭と終盤で2度伝えた方が話しやすいと思ったら、同じスライドを差し込みます。先に結論を述べられるので、受け手が提案の迷子にならずに済みます。プレゼンが多岐のトピックにわたる場合などによりわかりやすく伝えられるというメリットがあります。
あとは、あらかじめ思慮を巡らせた方がいい項目としては、懸念事項の見せ方や金額の提示の仕方などがあります（⑥詳細見積、⑧諸注意）。懸念事項はできるだけプレゼン前に潰すか、相手に伝える必要があれば必ずその打開策や聞かれた際のトークは考えておく必要があります。また、費用を伝える場合も相手に一番魅力的に伝わる見せ方、こちらの意図する見せ方をあらかじめ考えておきましょう。細かいですが、金額の見せ方を詳細項目まで記載するのか、細かくは伝えず大分類で見せるかでも変わってきます。プレゼンする相手の理解力や性格、さらには今後の運用や関係性を考えて、プレゼンのディティールは調整していくことが大事です。
あとは、余裕があれば「て・に・を・は」などテキストの言い回しなどもチェックできるとベターです。また、複数人数で資料に落とし込んだ際はどうしても言い回しやトンマナが変わってきます。全体のデザインや色の統一などの調整もできるとなお良しです。 出来上がった資料はプレゼン本番前に必ず一度シミュレーションをしておきましょう。自分が話しやすい構成になっているかどうかを確認し、もし違和感があれば見返しながら修正を繰り返しましょう。
プレゼンは準備が8割
さまざまなビジネス本で、プレゼンの事前準備の重要性が挙げられています。割合の数字もさまざまで6割が事前準備と書かれているビジネス本もあります。
僕は8割と書かせていただきます。ここで言う準備とは「どう伝えるか」の準備も含めており、話すことの整理、シナリオ構築や懸念事項の洗い出しももちろん入っています。残りの2割は協議の余地です。どんなに事前に周到にヒアリングしたとしても、プレゼンも生き物です。相手の要望も刻一刻と変化していることや具体的なものを提案したからこそ出てくる優先順位などは、なかなか事前に把握することは難しいです。凝り固まり過ぎる提案やプレゼンは柔軟性に欠けてしまいます。残りの2割は余剰として残しながら、準備に多くの割合を置くことが良いプレゼンの必須条件となります。想定外をできるだけ減らし、想定内にすることで自信を持ってプレゼンに向き合うことができます。
いかがでしたでしょうか。まずは実際に試してみてください。
習うより慣れろ。
実践を繰り返すことで身につく領域だと思っています。プレゼンのスキルアップはあなたの仕事をより円滑に進めてくれるでしょう。
