【20代のためのスキルアップ講座】働き方改革のための効率化のコツ！考えることと動くことをわける

こんにちは、飛んではやぶさ君です。

 

今回は仕事をより効率化するテクニックのひとつ「考えることと動くことをわける」話をします。昨今言われる働き方改革の本質、業務を効率化して成果を早く上げることにも繋がります。

 

• 時間が割けない
• 考えるのは隙間時間に
• 隙間時間に業務の因数分解
• 「いつかやりたい」は決して巡ってこない「いつか」

 

時間が割けない

 

職種によると思いますが、どんな仕事もクライアントや社内などとコミュニケーションを取りながら業務を行います。電話やメール、アポイントをとって打ち合わせなど、日々は忙しく過ぎていきます。

 

業務にも様々な種類があります。よく仕分けされるのは、「緊急度」×「重要度」の4事象。業務は「緊急度が高くない」×「重要」にいかに時間が割けるかが大切と言われています。一方で、「緊急度高い」×「重要」な仕事も多く、なかなか「緊急度が高くない」×「重要」に着手できないという方も多いのではないでしょうか。

 

往々にして「緊急度が高くない」×「重要」な業務は、ある程度思考を巡らせる余裕と時間をつくらないといけないと考えがちです。ただ、現実は普段の業務にリソースをとられ、コンスタントに時間を割くのは難しい。いろいろやりたいと思っていても気づけば1日が終わっている。あなたも日々ジレンマを抱えているかもしれません。

 

そこで今回は、僕が実践している考えることと手を動かすことを切り分ける方法をお伝えします。うまく活用すれば普段の業務を効率化し、「緊急度高い」×「重要」な仕事に時間を割けることができます。

 

 

考えるのは隙間時間に

仕事にはフェーズがあると考えています。

• 決めたいことを自身で形にしていく「模索フェーズ」
• 相手とコミュニケーションをとって決める、タスクを細分化して役割分担する「流動フェーズ」
• 決めたことを形にしていく「固着フェーズ」

 

「模索フェーズ」で準備をしっかり行い、より具体的な提案を「流動フェーズ」に持っていけるとその後の「固着フェーズ」はスムーズに進めることができます。これを大なり小なり繰り返していくことで、物事は進んでいきます。

 

職場ではこの「流動フェーズ」に時間を割くべきです。もちろん「模索フェーズ」や「固着フェーズ」も大事ですが、「流動フェーズ」は一人では決められないので、タスクを推進していくためにはなるべくここに時間を割くことがベストです。ただ当たり前ですが、自分だけでなく周りの人にとっても推進していきたいタスクはあるので、逆に周りの「流動フェーズ」のタスク依頼で1日が終わってしまうなんてこともザラに起こります。「今日もできなかった、明日やればいいか」というループにハマってしまいます。

 

緊急度に問わず、自分主導のタスクをうまく進めるためには、「模索フェーズ」の設計やシナリオ構築に対してしっかりと準備することが求められます。やるタスクが明確であれば自然と何を「流動フェーズ」で潰さないといけないかがクリアになります。クリアになれば、先手で周りを巻き込むことができますし、やるタスクが固まることで「固着フェーズ」の時間を確保できます。そのためには、隙間時間の活用の仕方がキーであると僕は考えます。

 

 

隙間時間に業務の因数分解

 

隙間時間とは、朝の出勤時間やアポの合間、帰りの時間などです。僕は頭の冴えている朝の出勤時間に携帯電話のメモ機能を活用してよく業務を因数分解しています。

 

因数分解とは、比喩表現ですが皆さんの思い浮かべる数学のそれです。Wikipediaを参照すると、与えられた数学的対象を同種の（しかし普通はより小さいあるいはより平易な）別の対象—それは因数（factor; 因子、乗法因子、乗因子）と呼ばれる—の積として書き表すことを言う、とあります。すなわち、業務を構成する要素（タスク）の積に置き換えます。例えば「売上レポートを書く」であれば、売上数字、予算、昨年実績、売上社数、月次推移、要因分析の考察など、必要な要素、準備しなければならないタスクに分解します。そうすることで、いざ着手する際に何が必要か、から考えずに済みます。因数分解した要素の積の手配にすぐ着手ができます。この工程を挟んでいるかどうかで、効率がかなり変わってきます。

 

この因数分解が便利なのは、クライアントへのプレゼンでも活用ができます。プレゼンを要素に分けて、シナリオを想像します。例えば、①挨拶&アイスブレイク②与件整理③現状の課題と解決策④具体的な施策⑤見積もり⑥今後のスケジュールという順番を考えたら、さらに分解し、どこで何を話すかを追記していきます。また、プレゼンの懸念事項や聞かれる質問の想定を事前に洗い出しておくことでも使えます。なんならそのままプレゼン資料の設計図になります。

 

オンタイムの業務時間では自他ともに様々な「流動フェーズ」のタスクが飛び交います。コミュニケーションに比重を置くことと、頭を整理して考えることを同時に動かしていくのは、脳の切替時間を考えても非効率です。頭を整理しようとしていたら、急に電話がかかってきてまた一から考え直す。業務が何度も中断する、皆さんにも経験があると思います。この積み重ねが日々の業務や「急ぎでない」×「重要」タスクの遅延を招いていると僕は考えます。オンタイムはできる限り、事前に因数分解したタスクに対して手を動かすことに注力できれば、この無駄を省くことができます。

 

繰り返しになりますが、僕は頭の冴えている朝の通勤時間に携帯電話のメモ機能を使って、日々の業務を因数分解して、会社に着いたらその設計図をもとに資料やシナリオを拡充しています。「急ぎでない」×「重要」タスクも隙間時間を使って設計図をコツコツと取り溜めています。余談ですが、実はこのブログも毎日朝の通勤時間にコツコツ書き溜めたものがほとんどです。塵も積もればなんとやら。考えることと手を動かすことは切り分けることで、業務の効率化は可能になります。

 

 

「いつかやりたい」は決して巡ってこない「いつか」

 

日々業務は忙しいと思います。様々なフェーズのタスクが存在して、自身がコントロールできないタスクで一日が終わって自分の業務ができなかったという日が繰り返される。だんだんとそれが仕事をやっている感に置き換わっていたりしませんか。果たしてそれはあなたが本当に進めたい業務が進んでいることになるのでしょうか。

 

「いつかはやりたい」はおそらくよほどのことがない限り巡っては来ないと考えるべきです。今の状況の中でどうやるかを考えるしかありません。その時にもしあなたが考えることと手を動かすことを同時にやろうとしていたのであれば、それは切り分けるべきです。業務の因数分解をして要素分解をする時間は別で設けるべきです。それが自分主導で業務を動かしていける一つの方法だと思っています。ぜひトライしてみてください。